6 Istilah Dokumen Oleh Notaris: Akta Notaris, Grosse Akta, Minuta Akta, Salinan Akta, Kutipan Akta Notaris, Waarmerking

6 Istilah Dokumen Oleh Notaris

Dalam pembuktian baik perdata maupun pidana, kita mengenal jenis bukti surat. Hukum Acara Perdata, yaitu dalam Pasal 1866 KUH Perdata jo. 164 HIR, penyebutan bukti surat tersebut hanya menyebut surat tertulis, begitu juga dengan Pasal 185 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 Tentang Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana (selanjutnya disebut “KUHAP”). Pasal 1867 KUH Perdata maupun penjelasan Pasal 164 HIR mengatur bahwa bukti surat tertulis dapat berupa akta otentik ataupun akta di bawah tangan.

Pasal 1868 KUH Perdata memberikan pengertian akta otentik sebagai “akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau dihadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta itu dibuat”. Selanjutnya, Pasal 1 butir 1 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut “UUJN”), disebutkan bahwa “Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya.”

Terdapat 6 istilah dokumen oleh notaris atau yang didalamnya melibatkan notaris. Keenam jenis akta tersebut memiliki perbedaan satu dengan lainnya.

Akta Notaris

Akta Notaris adalah akta yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris. Sebagaimana pengertian dalam Pasal 1 butir 7 UUJN tersebut, pembuatan hingga penandatanganan harus dilakukan di hadapan atau bahkan oleh notaris. Terhadap Akta yang demikian, notaris memiliki kewajiban-kewajiban yang tidak dapat ditinggalkan, sebagaimana disebutkan dalam Pasal 16 UUJN, yang salah satunya adalah membacakan isi akta kepada para pihak.

Akta Notaris tersebut merupakan salah satu akta otentik yang dimaksud dalam Pasal 1866 KUH Perdata jo. Pasal 164 HIR. Oleh karenanya, kekuatan pembuktian terhadap akta notaris tersebut sifatnya sempurna. Meski demikian, kelalaian pelaksanaan Pasal 16 UUJN dapat mengakibatkan akta notaris tersebut menjadi akta di bawah tangan.

Grosse Akta

Grosse Akta disebutkan dalam Pasal 1 butir 11 UUJN sebagai berikut:

“Grosse Akta adalah salah satu salinan Akta untuk pengakuan utang dengan kepala Akta “DEMI KEADILAN BERDASARKAN KETUHANAN YANG MAHA ESA”, yang mempunyai kekuatan eksekutorial.”

Berdasarkan pengertian tersebut, maka grosse akta memiliki kekuatan pembuktian yang cukup, bahkan dapat memiliki kekuatan eksekusi. Artinya, tanpa harus dilakukan gugatan pun, apabila syarat dalam akta tersebut terpenuhi, maka ketentuan dalam akta tersebut dapat dieksekusi.

Minuta Akta

Dalam pembuatan akta notariil atau akta notaris, terdapat satu lembar asli, dimana tertuang segala hal, baik yang telah disampaikan, dicoret, hingga tanda tangan para pihak. Pasal 1 butir 8 UUJN menyebutkan:

“Minuta Akta adalah asli Akta yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan Notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris.”

Minuta Akta tersebut merupakan dokumen asli dan disimpan oleh Notaris, serta tidak dapat dimiliki oleh para pihak sekalipun.

Salinan Akta

Salinan akta merupakan Salinan dari minuta akta. Pasal 1 butir 9 UUJN menyebutkan:

“Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh Akta dan pada bagian bawah salinan Akta tercantum frasa “diberikan sebagai SALINAN yang sama bunyinya“”.

Sebagaimana disebutkan sebelumnya, bahwa minuta akta tidak dapat dimiliki atau diserahkan bahkan kepada para pihak yang termasuk dalam akta tersebut. Oleh karenanya, para pihak yang terdapat dalam akta hanya dapat memiliki Salinan akta.

Kekuatan pembuktian salinan akta adalah sama dengan kekuatan pembuktian akta notaris. Hal tersebut dikarenakan salinan akta hanya akan keluar apabila terdapat minuta akta yang merupakan akta notariil.

Kutipan Akta Notaris

Berbeda dengan salinan akta yang memuat seluruh isi akta, Kutipan Akta Notaris hanya memuat sebagian dari isi akta. Pasal 1 butir 10 UUJN menyebutkan:

“Kutipan Akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian dari Akta dan pada bagian bawah kutipan Akta tercantum frasa “diberikan sebagai KUTIPAN””.

Waarmerking

Waarmerking merupakan istilah bagi pembukuan akta di bawah tangan oleh Notaris. Oleh karena itu, akta yang dibukukan dijamin oleh notaris terkait keberadaannya pada hari dan tanggal dilakukannya pendaftaran atau pembukuan akta tersebut oleh notaris. Artinya, dalam hal waarmerking pun, Notaris tidak memiliki kewajiban-kewajiban sebagaimana dimilikinya dalam hal pembuatan akta notariil.

Penulis: Robi Putri J., S.H., M.H., CTL., CLA.