Notaris dan Tugas-tugasnya

Notaris adalah salah satu profesi dalam hukum yang banyak diminati. Menurut Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 j.o Undang-Undang Nomor 2 tahun 2014 tentang Jabatan Notaris (UU Notaris) memberikan definisi bahwa, “Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya.” Sangat jelas definisi Notaris tersebut sarat dengan kewenangan yang melekat padanya. Adapun berbagai tugas Notaris menurut peraturan perundang-undangan adalah sebagai berikut.

1. Membuat Akta Otentik

Sesuai dengan definisi Notaris, kewenangan membuat akta otentik merupakan kewenangan yang secara ekspressive verbis disebutkan dalam undang-undang. Menurut Pasal 15 ayat (1) UU Notaris, kewenangan tersebut diuraikan detail sebagai berikut.

“Notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.”

Tugas Notaris untuk membuat akta otentik tersebut didasari atas dua latar belakang, yakni adanya keharusan dari perundang-undangan, dan dapat pula karena keinginan orang yang berkepentingan untuk menyatakan sesuatu dalam bentuk akta otentik. Tentu perlu diuraikan secara prinsipil peranan notaris dan dampaknya dalam pembuatan akta otentik yang sering disebut Akta Notaris. Berdasarkan Pasal 1 angka 7 UU Notaris, diuraikan bahwa, “Akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini.”

Ketentuan tersebut mensyaratkan Notaris agar dalam membuat akta otentik harus didasarkan atas ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun syarat-syarat yang diharuskan kepada Notaris dalam membuat akta otentik terdapat dalam ketentuan Pasal 38-65 UU Notaris. Selain keharusan memenuhi syarat, Notaris juga wajib mempertanggungjawabkan akta yang telah dibuatnya. Hal tersebut diatur dalam Pasal 65 UU Notaris yang menyatakan bahwa, “Notaris, Notaris Pengganti, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggung jawab atas setiap Akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris.” Berbagai implikasi dari adanya tanggung jawab Notaris dalam pembuatan akta adalah Notaris dapat dipanggil oleh pihak kepolisian maupun dalam proses peradilan menyangkut akta yang telah dibuatnya. Hal tersebut diatur dalam Pasal 66 ayat 1 huruf b UU Notaris yang menyatakan bahwa, “Untuk kepentingan proses peradilan, penyidik, penuntut umum, atau hakim dengan persetujuan Majelis Pengawas Daerah berwenang: . memanggil Notaris untuk hadir dalam pemeriksaan yang berkaitan dengan akta yang dibuatnya atau Protokol Notaris yang berada dalam penyimpanan Notaris.”

Selain akta otentik, Notaris juga mempunyai tugas untuk membuat akta-akta yang berkaitan dengan pertanahan dan akta risalah lelang. Hal tersebut diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf f dan g, “Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Notaris berwenang pula: membuat Akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau g. membuat Akta risalah lelang.”

2. Menjaga Dokumen Melalui Protokol Notaris

Menjaga dokumen merupakan beban lain yang menjadi tanggung jawab Notaris. Implikasi dengan peranan utama Notaris yang berkaitan dengan dokumen dalam bentuk akta dan surat-surat lainnya yang tidak terlepas dari ruang lingkup kewenangannya, tentu bermuara pada banyaknya dokumen-dokumen penting yang harus dijaga kerahasiaan dan keamanannya agar dapat menjadi dokumen yang memiliki kekuatan hukum yang sama yang dapat digunakan sewaktu-waktu di masa yang akan datang.

Merujuk pada Pasal 1 angka 13 UU Notaris, “Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.” Selain menyimpan dan menjaga Protokol Notaris sebagaimana dimaksud pasal tersebut, Notaris juga mempunyai kewajiban untuk menyerahkan Protokol Notaris kepada pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap Protokol Notaris menurut peraturan perundang-undangan. Misalnya penyerahan Protokol Notaris kepada Notaris pengganti. Berdasarkan ketentuan Pasal 32 ayat (1) UU Notaris, menguraikan bahwa “Notaris yang menjalankan cuti wajib menyerahkan Protokol Notaris kepada Notaris Pengganti.”

3. Pengesahan dan Pembukuan Surat di Bawah Tangan

Notaris tidak hanya bertugas untuk membuat akta otentik, namun juga berperan sebagai pejabat yang berwenang untuk mengesahkan suatu surat di bawah tangan. Hal tersebut diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Notaris yang menyatakan bahwa “Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Notaris berwenang pula: a. mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus.” Kemudian secara eksplisit ditegaskan kembali dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Notaris, “membukukan surat di bawah tangan dengan

mendaftar dalam buku khusus.”

4. Memberikan Penyuluhan Hukum Sehubungan dengan Pembuatan Akta

Menyandang status pejabat umum yang diangkat oleh Menteri, tentu memberikan implikasi pada peranan untuk menerangkan mengenai pembuatan akta. Oleh sebab itu, Notaris juga mempunyai fungsi sosial untuk melakukan penyuluhan hukum. Hal tersebut diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf e, “memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.” Peranan Notaris dalam melakukan penyuluhan hukum dianggap merupakan hal yang krusial dan perlu diberi batasan yang jelas. Menurut Laurensius Arliman S, Dosen Sekolah Tinggi Ilmu Hukum (STIH) Padang, kewenangan penyuluhan hukum yang dimiliki oleh Notaris berbeda dengan Advokat. Penyuluhan hukum Notaris hanya sebatas pada pihak-pihak yang ingin membuat akta untuk dijelaskan mengenai aspek-aspek hukum akta yang akan dibuat. Hal itu tentunya lebih sempit dibandingkan Advokat yang berperan melakukan penyuluhan kepada masyarakat umum. Namun, hal tersebut secara yuridis belum dijelaskan, sehingga konteks penyuluhan oleh Notaris belum bisa dikatakan hanya dapat dimaknai seperti itu

Itulah berbagai tugas-tugas yang harus diemban sebagai seorang Notaris. Berbagai tugas tersebut tentunya dijalankan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan juga kode etik yang melekat pada Notaris.